Jak wygląda w praktyce e-rejestracja spółki z o.o.

Beata Marek Prawo, Startup IT Leave a Comment

Dzisiaj na blogu wpis mojego kolegi prawnika – Błażeja Sarzalskiego, który specjalizuje się w zakładaniu sp. z o.o. i wszelkich formalnościach związanych z ich obsługą. Zapytałam go co sądzi o e-rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i na co poleca zwrócić uwagę:

E-rejestracja spółki: wady i zalety

Procedura e-rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością miała być wielkim ułatwieniem dla przedsiębiorców chcących rozpocząć swoją przygodę ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Razem z e-sądem miała to być rewolucja informatyczną w polskim sądownictwie, powiew świeżości i dowód na to, że nie tylko obywatele, ale także państwo może być innowacyjne.

Jak wyszło?

Chciałoby się napisać, że wyszło jak zwykle, ale byłoby to uproszczeniem, bo nie da się ukryć, że system ma swoje wady i zalety.

Największą i chyba jedyną prawdziwą zaletą tej procedury jest czas, a czas to przecież pieniądz. O ile termin 24 godzin można w wielu wypadkach włożyć między bajki, o tyle jednak e-rejestracja jest procesem zdecydowanie szybszym niż rejestracja tradycyjna. Zwykle 2-3 dni wystarczają dla zarejestrowania spółki. Na tym jednak kończymy z formą elektroniczną i wracamy do tradycji, uzupełnienie pierwszego wpisu wymaga bowiem złożenia już dokumentów w formie pisemnej (m.in. wzorów podpisów oraz oświadczenia o wniesieniu kapitału). Także wszystkie pozostałe formalności musimy już załatwiać w formie papierowej. Należy mieć przy tym na względzie, że w niektórych urzędach skarbowych z większą nieufnością traktują spółki założone w formie elektronicznej a urzędnicy ambitniej podchodzą do kontroli wstępnej tych spółek przy nadawaniu numerów ewidencyjnych.

Zawierając umowę spółki w trybie S24 należy pamiętać, że w istocie nie mamy dużego pola do wyboru. Możemy zapomnieć o zawarciu w umowie spółki zapisów o obowiązkach wnoszenia dopłat, obowiązkach wykonywania świadczeń niepieniężnych, podwyższaniu kapitału zakładowego bez zmian umowy spółki, czy też rozważania kwestii sukcesji udziałów po śmierci wspólników. Mamy do czynienia z prostą umową spółki, zawierającą w sobie niewiele więcej ponad to co wymagane jest przepisami prawa.

Przez okres kilku miesięcy po wdrożeniu systemu pojawiało się wiele skarg na jego funkcjonowanie, co ważne – skarg uzasadnionych. Dokumenty elektroniczne, będące podstawą wpisu były wadliwie generowało, co skutkowało odrzucaniem wniosków przez sądy rejestrowe. Obecnie najczęstszym zarzutem wobec samej konstrukcji systemu jest brak systemu podpowiedzi dla nieobytego z prawem użytkownika oraz możliwość wyboru bądź wpisywania takich opcji, które spowodują oddalenie wniosku o rejestrację przez sąd rejestrowy. Użytkownicy postulują przede wszystkim aby zablokować w systemie możliwość dodawania wpisów przedmiotów działalności gospodarczej, które zarezerwowane są dla innych podmiotów, w szczególności spółek akcyjnych.

Zauważyć też należy, że potencjalnie istnieje możliwość oszustwa związanego z tym, że konto w systemie S24 można założyć dysponując danymi z dowodów osobistych zainteresowanych osób, a tożsamość właściciela konta nie jest weryfikowana przy jego zakładaniu. Ewentualna weryfikacja ma miejsce na etapie postępowania uzupełniającego przed sądem rejestrowym, kiedy wymaga się dostarczenia poświadczonych notarialnie wzorów podpisów członków zarządu. Nie stoi to jednak na przeszkodzie wpisania jako wspólnika osoby, która sobie tego nie życzy, bądź osoby nieistniejącej (np. obcokrajowca co do, którego nie ma możliwości weryfikacji danych w bazie PESEL).

Sama komunikacja użytkownika z sądem odbywa się za pomocą podpisu elektronicznego, jednakże nie jest to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanych certyfikatów. Odwrotnie wygląda komunikacja sądu (choć tutaj praktyka jest niejednolita), w większości przypadków dane przesyłane są w różnorodnych formatach plików, które mogą być otwierane przy pomocy oprogramowania służącego do weryfikacji autentyczności podpisów.

Jeżeli ktoś kazałby mi podsumować powyższe w krótkich żołnierskich słowach to napisałbym tak: E-rejestracja? Tak, ale nie dla każdego.

Autor grafiki promującej wpis: Andrew Liimann