Często zdarza się, że fotografujesz, skanujesz bądź otrzymujesz dokumenty .pdf, które następnie poddajesz edycji lub/i wysyłasz?. Moim klientom często. Nierzadko te dokumenty zawierają także poufne informacje. Jak je edytować, jak je przesyłać?
Edycja dokumentów papierowych
Inspiracją do dzisiejszego wpisu był faktyczny problem jednej z mojej klientek. Podejrzewam, że problem ten dotyczy szerszego grona osób dlatego dzisiaj o nim napiszę. Oto szczegóły:
Wiele umów lub innego rodzaju dokumentów otrzymujemy w postaci wydrukowanych, skserowanych bądź elektronicznych dokumentów w formacie .pdf . Pojawia się problem co zrobić jeżeli chcemy wprowadzić zmiany do dokumentu, chcemy go wysłać lub bezpiecznie przechowywać.
Te delikatne, niemalże kosmetyczne zmiany na dokumentach już wydrukowanych czy też zeskanowanych są uciążliwe do wprowadzania. Niemniej konieczne, gdyż finalna wersja pliku musi być bowiem zgodna z naszymi oczekiwaniami. Z racji tego, że sama pracuję na różnego rodzaju dokumentach, które już są wydrukowane (np. zdarza mi się, że w przedsiębiorstwie jest już opracowana i wdrożona Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym w wersji papierowej, której nie trzeba pisać od nowa lecz zaktualizować, a brak jest wersji elektronicznej) stąd znany jest mi ten problem.
Osobiście doceniam w takich chwilach programy typu ABBYY FineReader wykorzystujące technologię OCR (ang. Optical Character Recognition – Optyczne Rozpoznawanie Znaków). Digitalizacja dokumentów i późniejsza edycja zdecydowanie optymalizuje czas mojej pracy i daje pełną kontrolę nad jej efektami (programy tego typu pozwalają na dowolną edycję tekstu i układ dokumentu). Otrzymany dokument mogę potem zapisać w dowolnym formacie lub/i wydrukować.
Moim zdaniem technologia OCR jest świetna i warto z niej korzystać także z uwagi na konwertowalność tekstu zapisanego w postaci graficznej na tekst co umożliwia swobodne przeszukiwanie wielostronicowych dokumentów i ulepsza obieg dokumentów w organizacji. Generalnie jestem zwolennikiem bezpiecznej digitalizacji – czyli rozsądnego zarządzania dostępem do plików oraz ich przechowywaniem. Warto pamiętać o tym, aby przechowywane pliki były odpowiednio zabezpieczone przed edycją osób nieuprawnionych oraz dostępne dla wybranej grupy pracowników/podmiotów.
Przesyłanie dokumentów bez danych poufnych
A co zrobisz gdy wpłynie do Ciebie zapytanie/żądanie o udostępnienie dokumentu (jeśli jesteś pracownikiem urzędu np. w trybie dostępu do informacji publicznej)? Albo, gdy będziesz chciał przesłać podmiotowi trzeciemu dokument pozbawiony podpisów lub poufnych informacji, a może umieścić go w chmurze?
Możesz udostępnić każdy plik, ale powinien on być zanonimizowany (w zależności od rodzaju dokumentu określone informacje powinny zostać trwale usunięte). W jaki sposób? Otóż najprostszym sposobem jaki się wydaje to zeskanowanie dokumentu papierowego, otworzenie go w programie graficznym i wypełnienie zaznaczonego obszaru kolorem. Nie jest to jednak zadanie łatwe dla wszystkich i jest pracochłonne – wymaga otwierania każdej strony osobno oraz w przypadku dużych dokumentów rodzi obawy o możliwość pominięcia jakiejś strony. Dlatego dużo szybszym i wygodniejszym sposobem na anonimizację danych jest użycie programu, który pozwoli na podgląd wszystkich stron w jednym miejscu i na wymazanie danych gumką.
A co zrobić, gdy dokument jest zapisany w formacie .pdf i będziesz musiał go edytować?
Większość prostych programów graficznych w ogóle sobie nie poradzi z otwarciem tego formatu. Rozwiązaniem i w tym przypadku mogą okazać się programy typu ABBYY FineReader z uwagi na dwie kwestie. Primo odczytany .pdf może zawierać tylko i wyłącznie tekst, który możemy w odpowiednich fragmentach edytować – dokument taki będzie co do zasady pozbawiony podpisów. Secundo przesyłany .pdf można od razu zabezpieczyć i będzie on pozbawiony dodatkowych metadanych jakie mogą zostać zapisane w programie graficznym.
Jak widać można bezpiecznie i efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów w organizacji, edytować je, udostępniać w chmurze, a także przesyłać do wglądu innym osobom.
Autor grafiki promującej wpis: Román Jusdado